Le monde des start-up vous fait rêver en tant qu'assistant(e)?
- The Office Unicorn
- 1 sept. 2019
- 7 min de lecture
Près de 5 étapes de recrutement, des cas pratiques, de l'immersion en équipe, voici le parcours du combattant d'un candidat pour un poste dans une start-up, plébiscitée pour leur agilité !
Personnellement j'ai été épuisée psychiquement par les processus de recrutement en start up auxquels je me suis confrontée pendant quelques mois avant de déclarer forfait -> KO Knock Out !
Le monde des start-up vous fait rêver ? Vous avez envie de faire partie intégrante de la start-up nation ?
Sur le papier ça fait fantasmer et rêver beaucoup de personnes et surtout les jeunes générations qui rêvent de plus de liberté et d'émancipation au travail. De mon côté je me reconnaissais bien dans l'image de mini entrepreneur, ultra autonome sur sa fonction et la forte culture d'entreprise, l'esprit collectif, m'attiraient comme des aimants.
Par ailleurs je souhaitais me reconvertir en tant qu'Office Manager avec une dimension admin RH & Happiness management et je trouvais très formateur de vivre cette fonction dans des environnements très mouvants comme les start-ups. J'avoue je n'avais pas froid aux yeux !
Le site Welcome to the Jungle, répertorie la plupart des offres des start-up et offre un bel aperçu de leur univers à force de témoignages et de vidéos de vos futurs collaborateurs. Attention qui dit environnement start-up dit une forte concurrence pour chaque poste, +500 candidats par poste. Heureusement l'Office management reste encore une niche donc il y a un (peu) moins de concurrence. Disons que sur Paris vous serez en concurrence seulement avec près de 250 candidats, ce qui reste globalement moins que pour un poste d'assistante de direction ! Alors comment sortir du lot ?
J''ai postulé à une dizaine d'offres sur 4 mois et j'ai retenu l'attention de 3 start-ups, dont 2 ou je suis allée jusqu'au processus final (dans le top 2 des candidats). Croyez-moi c'est une belle performance surtout quand on travaille à plein temps !
Ce qui plaît avant tout aux start-ups c'est le côté boîte à outils, autonome, responsable surtout pour un poste d'Office Manager. Sur mon CV j'avais listé toutes les compétences que j'avais acquises au cours de ma carrière, les outils digitaux et l'axe happiness management que j'avais développé via mon mandat CE.
Par ailleurs je souhaitais me reconvertir en tant qu'Office Manager avec une dimension admin RH & Happiness management et je trouvais très formateur de vivre cette fonction dans des environnements très mouvants comme les start-up.
Il faut savoir lorsqu'on postule à une offre dans une start-up que le CV est important mais on doit aussi assimiler leur culture et le faire transparaître dans "sa lettre de motivation".
Il ne s'agit pas de faire une lettre de motivation formelle. Et inutile de faire de longues phrases alambiquées, ils aiment l'esprit de synthèse et la simplicité, un côté plus décontracté. A vous d'adapter votre style de plume pour cette mini-lettre de motivation spéciale start-up. Il faut juste leur donner envie d'en savoir plus, sans tout exposer sur votre parcours, le plus important c'est que votre personnalité ressorte de ces quelques mots.
Souvent dans la candidature on demande cette simple question : "Pourquoi souhaites tu rejoindre notre tribu ?"
Déjà vous constatez que le tutoiement est de mise et d'ailleurs si on vous appelle pour un premier entretien téléphonique ne soyez pas surpris si on vous propose de basculer rapidement vers le tutoiement ça fait partie intégrante de leur culture.
Et le terme "Tribu" peut vous paraître fort, mais effectivement il s'agit de rejoindre une nouvelle tribu. On vous demande juste d'exposer en quelques lignes les raisons pour lesquelles vous souhaitez intégrez cette nouvelle "famille".
On peut aussi vous demander de compléter toute une série de questions pour justifier votre motivation (extrait d'une de mes candidatures pour un poste ) :
- Résumé de ton expérience
- Pourquoi serais- tu le candidat idéal pour ce poste ?
- Quels sont les valeurs que tu partages avec notre start-up ?
-Qu'est-ce que tu peux nous apporter ?
-Quand serais tu disponible ? (super important- ils préfèrent des candidats disponible IMMEDIATEMENT)
-Un dernier mot? (et la impossible de ne rien dire c'est comme répondre a un entretien d'embauche qu'on a pas de questions ! Il faut abattre une dernière carte surprise et exprimer plus que tout sa motivation).
Votre cv et votre mini intro a séduit la start-up de vos rêves ?
La bonne nouvelle c'est qu'il vous recontacte très rapidement - Il m'est arrivé qu'on me donne un rdv téléphonique dès le lendemain d'une candidature, ensuite le processus peut s'avérer beaucoup plus long en fonction de la structure et du nombre d'étapes...qui peut s'avérer beaucoup plus complexe que pour une structure traditionnelle. C'est un peu déroutant on a l'impression de suivre un parcours du combattant semé d'embûches. Quand ils recrutent ils veulent être sûr d'avoir la perle rare et de ne pas gaspiller leur argent inutilement. Quitte à ce que le candidat ait l'impression de devoir prouver qu'il a des super pouvoirs et qu'il est forcément meilleur que quiconque sur terre ! Pour un poste ma manager a été interrogé pendant 45 minutes sur mes compétences alors que j'avais transmis une lettre de recommandation de celle-ci. Ils peuvent être tout aussi pointilleux que des cabinets de recrutement. Bien sûr, on ne peut pas faire des généralités sur 3 expériences, il existe des starts up plus laxiste en matière de recrutement (mais je ne suis pas tombée dessus !). Les starts up pour lesquelles j'ai postulé avait en moyenne 2 ans d'existence et était en phase d'hyper croissance, les exigences ne sont pas les même qu'au début. Il est sûrement plus facile d'intégrer une start-up à ces débuts, mais plus risqué pour la pérennité de son emploi.
Généralement dans l'annonce dans laquelle vous postulez vous verrez un récapitulatif des étapes de recrutement et généralement ça commence par un premier entretien téléphonique. Cet entretien peut durer de 15 à 45 minutes. Il s'agit de faire un bilan de votre expérience et voir si cela correspond bien à leurs attentes. Ensuite les étapes différentes et j'ai vécu un peu de tout mais j'ai quand même des processus de recrutement pour un poste qui se sont étalés sur deux mois ou minimum un mois.
Après ce premier briefing téléphonique vous pouvez encore avoir une a deux sessions par téléphone avant qu'on vous propose une session de cas pratique (à réaliser à domicile) soit on vous propose de le faire dans un temps limité pour juger de votre capacité de travail sous pression, soit on vous donne champs libres et juste un deadline pour accomplir ses missions. Il s'agit de missions à accomplir, en généralement on vous donne 3 mini-projets à accomplir. Autant j'ai trouvé ces exercices très intéressants car cela permet expérimenter plusieurs facettes du poste, autant cela demande beaucoup d'investissement. J'ai passé tout un weekend pour peaufiner un cas pratique pour une start up ou je rêvais de bosser car l'univers correspondait tout à fait à mes valeurs "quand on aime on ne compte pas".
Avec le recul je trouve que les "cas pratique" sont du travail dissimulé car typiquement j'ai eu à travailler sur des projets dont l'office manager n'avait pas eu le temps de faire, donc attention à ne pas trop donner de sa personne et ne démontrer qu'un aperçu de vos compétences.
Que peut-on vous demander en cas pratique ?
Pour être très concrète je vais vous dévoiler un des cas pratique que j'ai réalisé pour une start-up, voici les 3 missions demandées (il faut un mimum de 2h de temps pour réaliser des cas pratiques/ et bien sûr aucune compensation a la clé/vous êtes un mini stagiaire) :
1. (Le plus simple) : un collègue a un problème avec son ordinateur, quel est la procédure de renvoi pour le site de la marque (on vous transmets le numéro de série de l'appareil) etc.
2. Vous devez organiser pour la première fois les élections professionnelles - quels sont les étapes clés des élections (en gros il faut créer la check list avec les deadlines, ce qui nécessite un travail de recherche et de synthèse)
3. Chaque mois une soirée est organisée, imaginez la prochaine soirée (et bien sûr aucune limite au niveau imagination ou budget !).
Voilà le type de cas pratique ou je me suis investie à fond car le sujet de l'élection professionnelle m'intéressait et je venais de le vivre en entreprise et c'est sur la soirée ou j'ai consacré le plus de temps en créant même des mini flyers pour annoncer l'évènement et un teaser vidéo (oui je n'étais pas censée m'investir autant mais je voulais décrocher ce boulot plus qu'un autre !). J'ai misé sur l'originalité du concept de le soirée et des activités proposées pour sortir du lot des autres candidats avec une proposition de soirée hawaiienne en plein mois de février pour sortir du blues hivernal).
Après le cas pratique on vous demande de faire un débriefe soit par téléphone pour vérifier que la projection sur le poste s'est bien réalisée que vous êtes satisfait de votre travail ou si vous faîtes preuve de recul etc. C'est un moment important de feedback qui vous donne la clé ENFIN pour une rencontre physique. Vous l'aurez compris vous aurez passé en moyenne 3 à 4 étapes avant d'obtenir ce sésame et de rencontrer tout ou partie de la tribu !
Ne baisser pas la garde quand vous rencontrez enfin la Tribu, sous des abords cool et décontractée ils peuvent être redoutable dans leur jugement...et j'avoue qu'avec mes 38 ans je faisais figure de dinosaure et de doyenne de leur tribu (les fondateurs étant généralement à peine trentenaire). L'avis d'une partie de l'équipe est déterminant pour l'acceptation de votre candidature il faut que vous soyez adopté...un seul refus et votre candidature sera rejetée.
Bon à savoir il y a un phénomène de "jeunisme" en start up et ils sont frileux pour des profils comme les miens qui n'ont connu que des environnements de grande entreprise. Oui cool et ouvert mais pas tant que ça car avant tout ils aiment recruter des profils juniors et ayant connu une expérience en start-up.
Ok je fais un bilan un peu amer, mais en bilan final après avoir dépensé beaucoup d'énergie dans leur processus de recrutement, a trois reprises j'ai eu le même argument en bouquet final " problème de cultural fit" en langage non codé, ils avaient peur de mon intégration, de mon adaptation du monde de l'entreprise vers le start up, pour eux ce qui "est vrai aujourd'hui ne sera pas vrai demain" il faut pouvoir constamment s'adapter. De mon côté, j'ai vécu l'expérience du recrutement en start-up et après 3 refus, j'ai compris que je n'étais pas faite pour cet univers, probablement un "meilleur fit" pour une PME.
Néanmoins si vous voulez tout construire, travailler dans un univers jeune et décomplexée ça peut être le début d'une nouvelle aventure (et si vous pensez avoir tout vu je pense que vous serez loin du compte !).
A noter qu' il arrive aussi que pour des postes d'assistante de direction de haut niveau il y ait aussi 5 à 6 entretiens avant la décision finale. La quête d'un poste dans ce genre de configuration s'approche presque à la quête du graal. Il faut peser le pour et le contre est-on prêt à tout pour un emploi plus challengeant ou mieux rémunéré ? Attention pour les postes d'Office Manager en start up les salaires en tant qu'office manager junior sont bien en dessous du minima pour un poste d'assistante de direction.
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