CHAT GPT : Outil ou menace pour le métier d'assistante de direction ?

Jamais, une nouvelle technologie, une intelligence artificielle n’aura autant déchaîné les passions, à tous les niveaux, le nom de Chat GPT a déferlé l’actualité, du JT du 20h aux articles dans des journaux comme Le Monde, aux podcasts et on ne compte plus le nombre de post sur LinkedIn de professionnels enthousiastes ou inquiets face à ce nouvel outil gratuit accessible à tous, et avec un choix cornélien, l’utiliser pour le pire ou pour le meilleur ?

S’agit-il d’une menace ou d’une opportunité ? Est-ce qu’il n’y a pas un emballement démesuré face à cette innovation ? Et ça change quoi dans notre quotidien d’assistante,d’office manager ? Est-ce qu’on baigne dans un délire paranoïaque digne de dystopies de science-fiction ?

Pourquoi Chat GPT fait-il plus le buzz que les assistants vocaux Alexa & Siri réunis ?

Ma première rencontre avec CHAT GPT ce 24 décembre 2022

Personnellement j’ai entendu parler de Chat GPT quand encore seuls les « initiés », les « super geeks » s’amusaient à tester sa « super intelligence ». Pour l’anecdote, j’ai découvert Chat GPT à Noël grâce à mon grand frère "alias le super geek" on avait un débat passionné sur les dérives managériales d’Elon Musk, et notre super geek de service nous a parlé d’une nouvelle intelligence artificielle aux capacités rédactionnelles impressionnantes qu’il testait régulièrement pour le fun "Chat GPT"…Et alors on a défié Chat GPT de nous écrire un discours engagé sur Elon Musk. En quelques microsecondes, un discours inspiré de la biographie d’Elon Musk apparaît dans un onglet de forum de discussion. Ce texte est assez générique sur les capacités managériales dignes de tout grand patron de la tech.

Une première rencontre intrigante, car le côté bluffant c’est de voir l’intelligence artificielle écrire au fur et à mesure le texte sous nos yeux, tel un humain qui écrirait un texte à une vitesse prodigieuse. La tonalité rédactionnelle, l’orthographe, la grammaire sont de bonnes qualités, une capacité rédactionnelle convaincante, quant au contenu, je ne pense pas qu’il serait bon d’utiliser tel quel le texte, mais cela permet un premier « jus créatif » à une vitesse prodigieuse que notre capacité humaine ne pourrait produire ! Dès ce premier test en live de Chat GPT j’ai pu donc entrevoir ses formidables capacités et ses limites.

À l’instant T, je me dis que c’est un nouveau super-joujou pour les geeks, parmi tant d’autres, mais que c’est loin d’être une menace et je ne voyais absolument pas son intérêt dans mon quotidien, ni l’intérêt de tester plus en amont ces capacités. Mais c’était AVANT que le monde ne s’affole, et qu’on entende parler de CHAT GPT à toutes les sauces (du JT au 20h, au Quotidien de TMC, réseaux sociaux).

Chat GPT pour les nuls, à quoi ça sert, et comment ça fonctionne ?

Concrètement, c’est quoi CHAT GPT et c’est quoi sa différence face aux autres IA (intelligences artificielles) ?

Le mieux c’est de demander directement à la principale intéressée qu’en pensez-vous ? (droits d’auteur 100 % CHAT GPT) :

«CHAT GPT est un modèle de langage développé par OpenAI. qui utilise des algorithmes de Machine Learning pour générer du texte en réponse à des questions ou des prompts donnés. Il se différencie des autres modèles AI en termes de taille et de capacité de traitement du langage naturel, ce qui lui permet de générer des réponses plus cohérentes et plus fluides.

CHAT GPT est également capable de comprendre des contextes complexes et de générer des réponses spécifiques à un sujet donné. (…)

En tant qu’assistante de direction, vous pourriez utiliser CHATGPT pour automatiser certaines tâches administratives telles que la rédaction de courriels, la préparation de présentations ou la rédaction de comptes rendus de réunions. En utilisant CHATGPT, vous pourriez gagner du temps et vous concentrer sur des tâches plus stratégiques qui nécessitent votre expertise et votre jugement ».

Concrètement CHAT GPT, ça se présente comme un chat auquel on donne des instructions (= prompt) ou pose des questions, comme illustré ci-dessous :

L'IA (Intelligence Artificielle) menace de la fin du métier d’assistante/Office manager ?

A l’heure ou le monde de la tech s’affole (vague de licenciement chez les géants de la tech (ex : Microsoft), est-ce qu’on doit aussi s’affoler, et se dire, une fois de plus, que c’est la fin de notre métier, d’assistant.e, et qu’on va être remplacé par des IA (intelligences artificielles) ?

On ne compte plus le nombre de fois, on a annoncé la fin de notre métier, genre les ordinateurs, allaient mettre fin au métier de secrétaire, que les assistants vocaux (Cortana) ou Google assistant mettaient à mal notre profession… Et aujourd’hui voici un nouveau spectre : CHAT GPT !

La réalité est que ça fait plus de 10 ans que les intelligences artificielles font partie intégrante de nos vies que ce soit au niveau personnel (partout dans notre smartphone) ou professionnel (logiciels, applications open sources…).

Oui, les IA, ont envahi notre quotidien, mais sûrement d’un air moins menaçant, invisibles, dans nos feeds de réseaux sociaux (oui elles personnalisent la sélection de contenus pour qu’on passe le plus de temps possible sur les réseaux sociaux)…

Ces IA voleuses de temps, peuvent-elles nous aider dans notre quotidien, et devenir nos assistants invisibles pour nous transformer en super-assistantes ?

Les intelligences artificielles le bras droit des assistantes de direction et assistantes virtuelles ?

J’ai testé pour vous, des usages possibles de CHAT GPT. En tant qu’assistante virtuelle et chargée de communication je fais face à de multiples demandes, multiples profils de dirigeants et typologies d’entreprise et clairement je ne peux pas avoir réponses à tout, et exceller dans tous les domaines.

Et je dois confesser mon talon d’Achille, je n’aime pas rédiger de longues réponses par e-mails, ou mettre en place des templates pour des campagnes e-mailing, ou me mettre dans la peau d’un dirigeant pour écrire à sa place sa biographie LinkedIn ou des posts à son nom (c’est un métier Ghostwriter !)…Ou passer des heures à traduire un document je considère cela comme une perte de temps…Et c’est là qu’intervient le pouvoir des intelligences artificielles pour m’aider dans mon quotidien d’assistante.

Pour CHAT GPT, j’apprécie sa capacité de rédaction pour les courriels et la création de modèles pour des campagnes e-mailing.

J’ai demandé à CHAT GPT à partir de Template existants d’e-mails, d’améliorer leurs rédactions en précisant le contexte et j’ai obtenu des modèles satisfaisants que j’ai utilisé tels quels (génération d’une dizaine de Template ce qui m’a fait gagner un temps précieux).

Il est important de donner le maximum de directives à CHAT GPT, et rebondir si la réponse n’est pas pertinente en lui donnant d’autres directives, et ce n’est qu’un outil pas une potion magique ! Le but étant de gagner du temps, de ne pas en perdre non plus ! Attention CHAT GPT est victime de son succès et parfois quand on le sollicite c'est "panne sèche" les serveurs voient rouges et il faut patienter pour le solliciter...donc à réserver occasionnellement en cas de "syndrome de la page blanche".

Pour la traduction, j’utilise la fonction « Traduction » de Word de Microsoft qui génère en quelques secondes une traduction d’une très bonne facture, qui nécessite juste une relecture pour la plupart des textes et quelques modifications, ce qui fait gagner un temps précieux, je ne passe généralement plus que 30 minutes pour ce travail de relecture/vérification vs des heures. Pour des textes plus complexes ou techniques néanmoins il vaut mieux faire appel à des spécialistes de la traduction ou notre bon vieux cerveau (quitte à se faire quelques nœuds !).

Pour la bio LinkedIn d’un dirigeant qui travaille dans le méta verse (domaine complexe) j’ai testé un outil d’écriture sur le TINY WOW, qui a partir d’un brief très court, permet de créer un texte court avec différentes tonalités de discours. J’ai testé plusieurs tons et cela m’a permis d’avoir une base créative pour la création de la bio LinkedIn que j’ai adaptée et présenté au dirigeant - bio validée et présente sur son profil (merci pour le coup de main les IA !). Idem pour un post LinkedIn, ça fait gagner du temps sur des posts génériques si on est en manque d’inspiration sur des sujets complexes.

Voici les suggestions de CHAT GPT pour les fonctionnalités utiles pour les assistantes :

Dans les suggestions proposées la synthèse de texte n’est pas possible, il faut recopier le texte mais il n’est pas possible de recopier un gros volume de texte dans le chat, cette fonctionnalité est très limitée, et quant à demander à CHAT GPT de vous faire une synthèse de livres, il faut savoir que l’IA n’a un historique que jusqu’en 2021, donc inutile de lui un résumé du dernier DESPENTES ou de la série Mercredi sur Netflix, elle n’hésitera pas à vous raconter des bouffonneries complètement fausses plutôt que de vous indiquer qu’elle n’a pas la réponse…Ce sont les limites de CHAT GPT. Il vaut mieux consulter Google ou Wikipédia pour certaines réponses.

Autres usages possibles pour la rédaction d’articles web aide utile pour le référencement naturel pour les assistantes virtuelles ou assistantes marketing: (recherche de mots-clés pour le SEO), recherche de titres pour un bon référencement Google.

Il est possible aussi de demander de traiter la demande dans un tableau.

De mon vécu professionnel, les IA ne sont pas des ennemies, mais elles peuvent nous aider sur des sujets qu’on ne maîtrise pas complètement ou qui nous font perdre du temps inutilement et on ne peut pas non plus tout le temps être performant.

Mon « jus créatif » est limité et je ne suis pas non plus la grande « commerciale » au monde alors écrire de parfaits e-mails pour présenter un produit/un service n’est pas nécessairement ma tasse de thé, donc l’aide complémentaire d’une IA me permet d’être plus performante et d’avoir la satisfaction des personnes que j’épaule au quotidien.

CHAT GPT ne révolutionne pas tout, il ne va certainement pas nous remplacer au travail, c’est juste une aide ponctuelle, tout comme on aime consulter Google pour obtenir certaines réponses, CHAT GPT peut nous aider à réaliser certaines tâches. Mais cela ne nous empêche pas notre capacité à prendre du recul face aux réponses apportées par cet outil et de les personnaliser pour exceller dans notre domaine.

CHAT GPT, l'IA grand public qui cache une forêt d'IA plus menaçantes ?

On a traité Siri et les assistants vocaux de « perroquets sans âme » qui récitent à l’envi les pages Wikipédia. Nous sommes qu’a l’aube de CHAT GPT qui est en constante évolution (il s’agit de la seconde version de cet outil) qui de formule gratuite passera en version payante (et du coup deviendra moins accessible), CHAT GPT est un peu l'IA qui cache la forêt, il existe des milliers d'autres IA prêtes tour à tour à nous bluffer, émerveiller, effrayer...

Des IA qui peuvent générer des voix, des vidéos, des images, du contenu à la demande…Mais elles nécessitent un briefing très précis et une assistance humaine pour les créer et ce n’est pas parce que les solutions existent que tout un chacun va s’approprier ces outils et les utiliser au quotidien. La plupart de ces IA, outils sont par ailleurs payants limitant leurs usages à la sphère privée.

Nous sommes humains et nous aimons dialoguer, construire des solutions entre humains, et ce n’est pas demain qu’on nous remplacera par des « robots invisibles » !

Je donne le mot de la fin à Nick CAVE qui réagit face à un fan qui lui a transmis une chanson écrite par CHAT GPT basée sur sa manière d’écrire :

Mark, merci pour la chanson, mais avec tout l’amour et le respect du monde, cette chanson est une connerie, une moquerie grotesque de ce que c’est que d’être humain, et, eh bien, je ne l’aime pas beaucoup – bien que, accrochez-vous ! en la relisant, il y a une ligne là-dedans qui me parle –

« J’ai le feu de l’enfer dans les yeux »

— dit la chanson 'dans le style de Nick Cave', et c’est un peu vrai. J’ai le feu de l’enfer dans les yeux - et c’est ChatGPT.

Amour, Nick

Source Nick CAVE

Pour en savoir + sur les intelligences artificielles et suivre leurs évolutions, il suffit de suivre Adrien PAQUIN et de suivre l'actualité IA sur presse citron : Intelligence Artificielle (presse-citron.net)

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